Nie będzie to klasyczny wpis dotyczący zarządzania sobą w czasie. Przedstawię Ci kilka konkretnych wskazówek, które dotyczą odblokowania naturalnej motywacji i redukcji odkładania na później. Tym razem opisuję czynniki wynikające z postrzegania czasu i organizowania się w czasie.

W zależności od tego jak organizujesz się w czasie i jak ten czas postrzegasz, wpływasz na swoje samopoczucie na dwóch etapach – przed działaniem i w trakcie działania. Jeśli stworzysz sobie za dużo napięć emocjonalnych przed – nie podejmiesz decyzji lub nie zabierzesz się do działania.

Jeśli będzie za dużo napięć w trakcie – pojawi się potrzeba uwolnienia od tego napięcia i prawdopodobnie odłożysz działanie na później lub zaczniesz przesadnie kwestionować sensowność działania, a także kwestionować podjęte decyzje.

Będę używał terminu „napięcie czasowe” jako skrótu – mając na myśli napięcia emocjonalne i stres, wynikający z niewłaściwych strategii organizowania się w czasie i niewłaściwego postrzegania czasu.

Wiele osób określa czas po macoszemu lub nie określa wcale. A to wpływa na odnoszenie do wykonywanego zadania podświadomych ram czasowych – czyli automatycznych założeń dotyczących czasu wykonania zadania.

Dlaczego to jest tak ważne?

1. To zajmie całą wieczność

Jeśli założysz z góry, że zadanie potrwa bardzo długo – stworzysz sobie napięcie czasowe i zapewne zniechęcisz się. Szczególne ryzyko popełnienia tego błędu istnieje, jeśli nie masz odpowiednich podstaw do rzetelnego określenia potrzebnego czasu. Na przykład dlatego, że zadanie jest nowe i nie masz punktów odniesienia. Ten problem również wystąpi, jeśli myślisz tylko w kategoriach końcowego celu i nie masz dobrej strategii dzielenia celu na mniejsze etapy, aby mieć poczucie posuwania się naprzód i satysfakcję z działania, nawet jeśli do efektu końcowego jeszcze daleko.

Przykłady:

• Muszę tak strasznie dużo ćwiczyć i odmawiać sobie, aby schudnąć 10 kg.
• Żeby móc zmienić pracę muszę się jeszcze tyle nauczyć, kiedy to nastąpi…
• Wykonanie tego raportu zajmie mi na pewno ze dwie godziny.
• Nie ma sensu podejmować pracy nad naszym związkiem, to zajmie całe wieki, zanim on się zmieni.

2. To już powinno być zrobione

Jeśli założysz, że zadanie powinno zająć mniej czasu niż faktycznie zajmie. Są wówczas dwie możliwości – albo nie podejmiesz się zadania, podświadomie czując, że nie uda Ci się w tak optymistycznie zaplanowanym czasie. Albo pojawi się frustracja i napięcie czasowe w trakcie działania, które spowoduje potrzebę ulgi i odłożenie działania  na później. Napięcie będzie wynikać z różnicy pomiędzy tym, ile zadanie miało zająć, a ile już zajęło i jeszcze nie ma oczekiwanego efektu.

Tutaj ponownie problemem może być brak punktów odniesienia, co może doprowadzić do niewłaściwego nakreślenia ram czasowych. Innym, bardzo często spotykanym powodem jest niewłaściwe określanie standardów celu i standardów działania. Albo nakreślamy za wysokie, albo nie robimy tego wcale, co i tak często kończy się automatycznym założeniem zbyt wysokich. Szczególnie osoby ambitne, od tendencjach perfekcjonistycznych i kompulsywnym stylu osobowościowym doświadczają takich trudności.

Źle może także wpłynąć niecierpliwość i napięcie czasowe wynikające z innych zadań, które również mamy do wykonania.
“Mam tyle na głowie, a tymczasem muszę zrobić jeszcze to i to i to… No dobra, zrobię to szybko, aby mieć już za sobą.”
W tym momencie łatwo o założenia nazbyt pozytywnych ram czasowych i o frustrację, gdy nie idzie aż tak dobrze. Skąd już mały krok do odkładania na później…

Stresy czasowe powodują także próbę zrobienia czegoś szybko, bez dbałości o szczegóły i odpowiednie standardy. Jednak gdy zaczynasz to robić, pojawia się napięcie wynikające ze zbyt niskiego standardu, a więc konieczność większego zaangażowania. Co z kolei ciągnie za sobą konieczność przeznaczenia więcej czasu na coś, ale nie planowałeś, więc czujesz napięcie, któremu ujście zapewne dasz odrywając się od tego niezaplanowanego właściwie w wymiarze czasowym zadania. Albo kawałkami zakończysz zadanie. uciekając każdorazowo w momencie szczytowania napięcia czasowego, albo świadomie zaplanujesz sensowne standardy i ramy czasowe, co niemal natychmiast zmniejszy napięcie czasowe i zmniejszy prokrastynację.

Nie rozwiążesz problemu natłoku zadań, za pomocą sztucznego i nieracjonalnego kompresowania czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań. Tylko dobre określanie czasu i właściwe wyznaczanie priorytetów Cię ratuje.

Przykłady:

• Wkurza mnie już przygotowywanie tej oferty dla klienta. Chciałem to szybko skończyć, aby móc zająć się kolejnym, ważnym zadaniem.
• To nie ja powinienem załatwiać tą reklamację, tylko Tomek z magazynu, to oni wysłali zły produkt. Tracę mój cenny czas. Zajmę się czymś innym, co jest ważne i pilne.
• Ile można ćwiczyć, żeby schudnąć 5kg. Już dawno powinienem mieć to za sobą. Coś jest nie tak, to nie ma sensu…
• Ile można pisać ten wpis na bloga, myślałem że zajmie mi to dwie godziny, a minęło już trzy. Źle mi z tym, chyba muszę napić się herbaty… albo zajrzę na fejsa…

 

3. Podświadome założenia czasowe i gratyfikacja

Wyjaśnienie na początek – gratyfikacja dotyczy strategii dawania sobie uznania i osiągania satysfakcji z wykonania zadania. Często naprawdę nie wiemy, że mamy określone strategie gratyfikacji. Gratyfikujesz siebie w momencie, w którym uświadamiasz sobie osiągnięcie efektu lub wystarczająco właściwe wykonanie zadania, z czego płynie uczucie satysfakcji i/lub ulga. To jest moment wewnętrznej, psychologicznej „wypłaty”. Często bardzo nieświadomy, ale jednocześnie krytycznie potrzebny, co może rodzić bardzo konkretne problemy i napięcia czasowe.

Z doświadczenia wiem, że temat gratyfikacji nie jest tak oczywisty do zrozumienia, więc wyjaśnię na własnym przykładzie i obiecuję że łatwo pojmiesz w czym rzecz.

Pamiętam, gdy w okresie nastoletnim i w trakcie studiów pomagałem ojcu, który prowadził zakład stolarski. Czasem praca do wykonania polegała na przepuszczeniu przez jakąś maszynę np. pięciuset listewek – bardzo powoli, aby powierzchnia frezowania była gładka i nie wymagała szpachlowania. Początkowo takie prace wydawały się ciągnąć w nieskończoność. Z czasem umysł nauczył się pewnego trybu działania i zniknęło napięcie wynikające z chęci zakończenia zadania. Nauczyłem się czerpać satysfakcję z tego, że już określona ilość została zrobiona, co można policzyć i co często liczyłem na poszczególnych etapach. Także z tego, że jest zrobione dokładnie, że dobrze robię, gdy dbam o jakość, a nie gdy szybko skończę. Przesunął mi się punkt gratyfikacji z zakończenia, a na jakość i dbanie na bieżąco o wysoki standard.

Przysporzyło mi to problemów na studiach i podczas moich początków zawodowych, które polegały na pracy programisty baz danych. Każdy kto kiedykolwiek tworzył kod i programował w jakimkolwiek języku programowania, wie że ta praca nie jest liniowa. Nie można od początku pisać odpowiedniej jakości, dobrze sformatowanego programu. Programowanie ma zupełnie inną metodologię działania niż produkcja drzwi drewnianych przez stolarza. Programowanie w oczywisty sposób polega na tworzeniu fragmentów kodu, wprowadzaniu poprawek, układaniu i formatowaniu kodu, sprawdzania jak działa dany moduł programu, dopasowywaniu go do innych modułów, z którymi będzie współpracował i rozbudowywaniu go o kolejne funkcjonalności. A ja byłem nauczony już gratyfikacji liniowej opartej o jakościowe wykonywanie zadania od początku, listewka po listewce bardzo dokładnie… Przeżywałem istne męki i piekielne katusze. Mogłem doświadczyć satysfakcji płynącej z jakości dopiero po godzinach lub po całych dniach, gdy program spełniał swoją funkcję i został odebrany, a projekt zakończony.

Z czasem przyzwyczaiłem się do takiej etapowej pracy i nauczyłem dawać sobie gratyfikację za zupełnie inne etapy i opierałem ją na czymś innym, niż dokładność i badanie jakości w każdej minucie. Można powiedzieć, że z czasem przyjąłem wypracowane strategie gratyfikacji od ludzi, którzy tworzyli wówczas moje środowisko zawodowe. Obserwowałem i odczuwałem to jak gratyfikowali mnie za wykonane zadania i jak gratyfikowali siebie. Z czasem to przyswoiłem i zinternalizowałem – czyli gratyfikacja zewnętrzna, płynąca od innych, stała się moją wewnętrzną, która już działała wystarczająco niezależnie od innych. Strategie gratyfikacji dopasowały się do wykonywanych aktualnie zadań.

Po kilku latach przekwalifikowałem się, założyłem firmę w branży szkoleniowej. Od ponad ośmiu lat zawodowo zajmuję się szkoleniami, edukacją w obszarze psychologicznym, coachingiem, wystąpieniami publicznymi itp.. Pojawiły się nowe zadania, do których nie pasowały programistyczne modele gratyfikacji – prowadzenie sesji indywidualnych, szkoleń, przygotowywanie skryptów, wyjazdy na drugi koniec kraju celem poprowadzenia szkolenia, tworzenie raportów po szkoleniu, pisanie bloga, kontakt z klientami, tworzenie strategii i modelu działania firmy… aaaaaa ratunkuuuuu… Na szczęście z czasem tu również modele gratyfikacji w oczywisty sposób przystosowały się do nowych zadań. Ale com się w międzyczasie naodkładał na później to tylko ja wiem… Wie też każdy z Was, kto potrzebował zająć się czymś na tyle nowym, co nie pasowało nijak, albo pasowało bardzo słabo do dotychczasowych strategii działania i modeli gratyfikacji.

Nietrudno więc o wniosek, że problem z gratyfikacją, a co za tym idzie z napięciem czasowym wynikającym z podświadomych modeli gratyfikacji, częściej wystąpi przy okazji istotnych zmian, wykonywania nowych zadań, szczególnie tych bardziej złożonych i wieloetapowych. A także w przypadku osób, których praca polega na wykonywaniu szerokiego zakresu różnych działań – dlatego często przedsiębiorcy mają duży problem z odkładaniem na później. Szczególnie na początkowym etapie swojej przedsiębiorczej drogi, gdy muszą sami zajmować się dużą ilością obszarów prowadzenia firmy, gdy jeszcze wszystko takie nowe i nie wiadomo jak i zanim nauczą się delegować..

Musisz przywyknąć, choć a początku będzie niewygodnie

To napięcie czasowe bierze się często nie z konkretnego przekonania, a bardziej z przyzwyczajenia. Jeśli ktoś wykonuje na co dzień działania, których realizacja zajmuje powiedzmy zwykle 30 minut, (np. rozmowa z klientem, przygotowanie zlecenia dla magazynu na podstawie tej rozmowy, wprowadzenie zamówienia do systemu i potwierdzenie mailem klientowi wysyłki), jeśli pracuje tak przez dłuższy czas, nawet nie wie, że przywykł do określonego timingu wykonania zadań. Po ok 30 minutach jego umysł będzie się domagał gratyfikacji.

To jest jeden z powodów, dla których ludzie przeżywają frustrację i niezadowolenie w nowej pracy, jeśli polega ona na wykonywaniu zadań mocno odmiennych od dotychczas wykonywanych. Ostatnimi czasy pracowałem z pewnym managerem wysokiego szczebla z dużej firmy, któremu przyszło przygotować plan okresowych rozmów z pracownikami, w oparciu o nowe standardy. Czekał go ok tydzień pracy przy tworzeniu modelu zakresu zadań i oczekiwań od poszczególnych stanowisk, a później tydzień przeprowadzania tych rozmów z pracownikami.

Ten człowiek nagle stanął w obliczu bardzo nieprzyjemnych emocji i wielkiej prokrastynacji, czyli odkładania na później. Pomimo, że na co dzień jest bardzo pracowity, nie doświadcza większych problemów z odkładaniem na później i sabotażami w działaniu. Pojawiły się jednak zupełnie nowe zadania, które nie pasowało do przyjętych i wyuczonych struktur gratyfikacji. Odkładał to całymi dniami, odczuwając przy tym intensywne i nieprzyjemne napięcie czasowe.

Podsumowując temat gratyfikacji:
Niedopasowana gratyfikacja uniemożliwia czerpanie satysfakcji z działania, Co wpływa na odczuwanie napięcia, które łatwo interpretujemy jako brak wystarczających efektów, pomimo działania. To z kolei tworzy napięcie czasowe i próbę uzyskania efektu szybciej. Co często jest niemożliwe, ponieważ nie znasz dobrze danego zadania bo jest nowe, a także ponieważ nie możesz sobie pozwolić na obniżenie standardu, co pozwoliło by Ci przyspieszyć, W efekcie odczuwamy napięcie czasowe, z którym radzimy sobie, za pomocą odkładania działania na później. Trwa do do momentu aż przystosujesz swoje modele gratyfikacji lub zakończysz w bólach realizację celu i wrócisz do standardowych działań.

 

A jakie z tego wszystkiego wnioski i wskazówki dla Ciebie?

1. Wyznaczaj i planuj czas potrzebny do wykonania poszczególnych zadań. Świadomie określaj czas potrzebny na realizację, szczególnie w przypadku zadań złożonych i nowych. Z nimi wiąże się wyższe ryzyko pojawienia się dodatkowych czynników, które mogą wydłużyć czas wykonania zadania. Poszukaj jakichś punktów odniesienia – może porozmawiaj z kimś, kto ma doświadczenie w realizacji podobnych zadań. Często jednak wystarczy solidne prześledzenie krok po kroku tego, co jest do zrobienia i dodanie do siebie czasu wykonania poszczególnych kroków.
2. Potrzebujesz zapasu. Dodawaj nieco więcej czasu na wykonanie każdego bardziej złożonego zadania. Ten dodatkowy czas to bufor na nieprzewidziane scenariusze i gwarancja spokoju, który zmniejsza napięcie czasowe.
3. Pogódź się z tym, że nowe i niestandardowe dla Ciebie zadania pobudzą do pewnego poziomu Twój stres i nie zmieszczą się w ramach dotychczas stosowanej gratyfikacji. To po prostu trzeba przejść i ten dyskomfort uznać za oczywisty. Wiele osób z powodu nieumiejętności poradzenia sobie z tym dyskomfortem nigdy nie wprowadzi ważnych zmian w swoim życiu. Tutaj przydaje się wiedza z zakresu inteligencji emocjonalnej i łagodzenia stresu. Pewien poziom napięcia jest zwyczajnie nie do uniknięcia i trzeba nauczyć się radzić sobie z tym. Jednocześnie znaczenie łatwiej radzić sobie z nim, jeśli już rozumiesz z czego wynika i jeśli wiesz, że jest naturalny i nie oznacza nic złego.
4. Świadomie modeluj swoją gratyfikację. Szczególnie przy nowych i niestandardowych działaniach zaplanuj:

---

• Po czym poznasz, że właściwie wykonujesz dane zadanie? Określ kilka / kilkanaście wskaźników.
• Podziel zadanie na mniejsze etapy, aby móc doświadczyć „wypłaty” psychologicznej na poszczególnych etapach działania, bez konieczności czekania na zakończenie zadania.
• Po czym poznasz, że idziesz w dobrym tempie. Określ terminy realizacji poszczególnych etapów.
• W określonych odstępach czasowych rób przerwę, aby móc ocenić i docenić co już zostało zrobione oraz nagrodzić siebie satysfakcją za zrobienie czegoś, czego jeszcze np. godzinę temu nie było. Podsumować jakiś etap, wypisać dotychczasowe zasługi, docenić co zrobiłeś dobrze i dlaczego możesz być z siebie zadowolony już na tym etapie, itp.
• Możesz powyższe połączyć z określoną nagrodą, która przyniesie Ci przyjemne emocje z innych obszarów. Np. 10 minut relaksującego spaceru przy dźwiękach ulubionej muzyki, po zakończeniu danego etapu, który rozpoznasz dzięki wcześniejszemu wyznaczeniu kryteriów. Np. po dwóch godzinach pracy, po napisaniu trzech stron, po napisaniu połowy oferty itp..

---

.

To wszystko razem wpłynie na zmniejszenie napięcia czasowego. Zmniejszy ryzyko konieczności odłożenia na później celem uwolnienia się od tego napięcia. Pozwoli Ci więc lepiej zarządzać swoją motywacją, a tym samym skuteczniej realizować zadania i skuteczniej osiągać cele. Czego Ci serdecznie życzę i w czym chcę Cię wesprzeć psychologicznie oraz strategicznie za pomocą tego artykułu.

Czas nie jest niczemu winny

Największym paradoksem jest to, że czas i tak minie. Osoba z kiepskimi strategiami planowania i postrzegania czasu doświadcza napięcia, gdy w tym czasie, który i tak mija ma zrealizować konkretne zadania. To te zadania zwykle są źle skonstruowane i zaplanowane.

Jednak taka osoba szuka ulgi w zwolnieniu zajętego czasu – czyli w odłożeniu planów i działań. Osoba wdraża tym samym rozwiązania na zbyt ogólnym poziomie, który nie jest problemem sam w sobie – na poziomie czasu. To tak jakby sprzedawać samochód po otrzymaniu mandat za przekroczenie prędkości… Przestrzegaj przepisów i nie będzie mandatu. Choć oczywiście sprzedaż samochodu także rozwiąże ten problem, ale jednocześnie wygeneruje dziesięć razy więcej nowych problemów – tak jak odłożenie działania na później, w wyniku “napięć czasowych”.

Jaki masz zysk z czasu, którym możesz w pełni dysponować, który masz tylko dla siebie i zrobisz z nim dosłowne NIC? No właśnie bardzo często żaden. Czas nie ma wartości sam w sobie i jego wartość zależy od tego czym i jak potrafisz go wypełnić. Na co zamienić.

Napięcie wynika z nastawienia do zadania, a nie z samego faktu posiadania zadania do wykonania. Ludzie, którzy nie potrafią przeorganizować planów lub zmienić swojego nastawienia, są zniewoleni koniecznością odkładania działania, aby poczuć chwilową ulgę emocjonalną i trochę poczucia swobody. A to dopiero jest prawdziwa strata czasu!

 

Tematu oczywiście nie wyczerpałem. Napięcie czasowe powstaje jeszcze z wielu innych, równie ważnych powodów. Jeśli chcesz je poznać, zaglądaj na ten blog i na fanpage Ceros – od czasu do czasu umieszczam tu wpisy poświęcone różnej tematyce, w tym tematyce odkładania na później i motywacji.

Jeśli uznasz, że potrzebujesz wsparcia indywidualnego lub chcesz zdobyć więcej praktycznej wiedzy w tym zakresie, rozważ skorzystanie z sesji indywidualnych ze mną lub udział w warsztatach przeze mnie prowadzonych. Te dwa szczególnie dotyczą tematyki omawianej w tym artykule:

Praktyczna motywacja – jak działać bez odkładania na później

Zmiana osobista – jak radzić sobie z emocjami, z przeszłością i ze stresem